Mit den nachfolgenden Informationen geben wir Ihnen als Mandant einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und Ihre Rechte.
1.Verantwortlicher der Datenverarbeitung, Kontakt
Hüsemann & Kurt, Kanzlei für Erbrecht
Pivitsheider Str. 45, 32832 Augustdorf
Telefon: +49 (0)5237/8999-0
und
Schützenstraße 1, 33189 Schlangen
Telefon: +49 (0)5252/937058-0
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:
GDI Gesellschaft für Datenschutz und Informationssicherheit mbH
Herr Dipl.-Inform. Olaf Tenti
Körnerstr. 45, 58095 Hagen
Telefon: +49 (0)2331/356832-0
2.Genutzte Daten und Herkunft
Wir verarbeiten Daten, die Sie uns übermitteln oder die wir im Rahmen
der jeweiligen Amtshandlung oder mit Ihrer Erlaubnis von Dritten, z.B. von
durch Sie beauftragten Rechtsanwälten, Maklern oder Kreditinstituten, erhalten
haben.
Insbesondere werden folgende personenbezogenen Daten und Kategorien von Daten, für die unter Ziffer 3 genannten Zwecke verarbeitet:
-Daten zu Ihrer Person (Vorname, Nachname,
Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Staatsangehörigkeit, Familienstand,
Registernummern)
-Daten zu von Ihnen vertretenen Personen (Vorname,
Nachname, Anschrift, Geburtsdatum, Geburtsort, Verwandtschaftsverhältnis,
Staatsangehörigkeit, Familienstand, Registernummern)
-Inhalt von zu beurkundenden Erklärungen
-Daten im Zusammenhang mit Verträgen (z.B. bei
Grundstückskaufverträgen Ihre steuerliche Identifikationsnummer, wenn
erforderlich Angaben zu Ihrer familiären Situation oder Ihrer Vermögenslage
oder andere sensible Daten wie Gesundheitsdaten)
-Zahlungsinformationen wie Bankverbindung oder Daten
für internetbasierte Zahlungsdienste
-Steuernummern
-Rechtbeziehungen zu Dritten (z.B. Aktenzeichen, bei
Darlehensverträgen Angaben zu Konto- oder Kreditnummern)
3.Zweck der Verarbeitung, Rechtsgrundlage
3.1 Im rahmen der
wahrnehmung einer uns übertragenen aufgabe, die im öffentlichen interesse liegt
oder in ausübung öffentlicher gewalt erfolgt (Art. 6 Abs. 1 Buchst. e DS-GVO)
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erfolgt zur Durchführung
der notariellen Tätigkeit entsprechend den Amtspflichten. Insbesondere zur
Erstellung von Urkundenentwürfen, zur Durchführung von Beratungen und zur
Beurkundung, zum Vollzug von Urkundengeschäften und zur Erstellung von
Gebührenrechnungen ist die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich.
3.2 IM RAHMEN DER INTERESSENABWÄGUNG (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DS-GVO)
Wir können Ihre Daten außerdem auf Basis einer Interessenabwägung zur Wahrung der berechtigten Interessen von uns oder von Dritten verwenden. Das kann insbesondere zu folgenden Zwecken erfolgen:
-Unterstützung unserer Mitarbeiter bei der Mandantenbetreuung
-Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und
Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
-Verhinderung und Aufklärung von Straftaten
-Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebes
Unser Interesse an der jeweiligen Verarbeitung ergibt sich
aus den jeweiligen Zwecken und ist im Übrigen wirtschaftlicher Natur
(effiziente Aufgabenerfüllung, Vermeidung von Rechtsrisiken). Soweit der konkrete
Zweck es gestattet, verarbeiten wir Ihre Daten pseudonymisiert oder
anonymisiert.
3.3 Einwilligung
(Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DS-GVO)
Soweit Sie uns Ihre Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten erteilt haben, ist die jeweilige Einwilligung Rechtsgrundlage für die dort genannte Verarbeitung. Eine Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Das gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DS-GVO, also vor dem 25. Mai 2018 erteilt worden sind. Der Widerruf wirkt erst für die Zukunft. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Ein Widerruf kann an die unter Ziffer 1 benannte Stelle erfolgen.
3.4 AUFGRUND GESETZLICHER VORGABEN (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DS-GVO)
Wir unterliegen verschiedenen gesetzlichen Verpflichtungen, bestimmte
Datenverarbeitungen durchzuführen (z.B. die für die Notare geltenden berufs-
und verfahrensrechtlichen Bestimmungen nach der Bundesnotarordnung und dem
Beurkundungsgesetz).
4.Übermittlung von Daten
Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt nur, soweit eine Rechtsgrundlage dies gestattet. Die unter Ziffer 2 genannten Daten werden an staatliche Stellen übermittelt, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht bzw. Sie zu dieser Übermittlung Ihre Einwilligung erteilt haben. Solche Stellen können insbesondere die Finanzbehörden, die Registergerichte, das Zentrale testamentsregister, das Zentrale Vorsorgeregister sowie die Notarkammer sein. Innerhalb unseres Hauses erhalten nur diejenigen Stellen Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen.
Weiterhin können personenbezogene Daten zum Zwecke der
Auftragsbearbeitung übermittelt werden, insbesonderen
an Steuerberater und IT-Dienstleister. Dies ist zur Erfüllung der vertraglichen Pflichten
(vgl. Ziffer 3) erforderlich. Darüber hinaus können von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter
(Art. 28 DS-GVO) insbesondere im Bereich IT-Dienstleistungen,
Notarsoftware-Anbieter, Webhoster sowie die NotarNet
GmbH, Ihre Daten weisungsgebunden für uns verarbeiten.
5.Dauer der speicherung / Löschung
Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten für
die Dauer der Vertragsabwicklung. Danach erfolgt grundsätzlich nach Ablauf von
2 Jahren die Löschung. Wir unterliegen verschiedenen Aufbewahrungs- und
Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB)
und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur
Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre. Schließlich
beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen,
die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der
Regel drei Jahre betragen. Dies gilt für vertragliche und andere Daten des
Rechtsverhältnisses zwischen Ihnen und uns.
Für notarielle Urkunden und andere Dokumentationen aus den notariellen
Angelegenheiten gelten längere Aufbewahrungsfristen aus der Dienstordnung für
Notarinnen und Notare (DONot) und nach den § 50 Abs.
1 der Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse (NotAktVV), und zwar:
-100 Jahre für Urkundenverzeichnis, elektronische
Urkundensammlung, Erbvertragssammlung und Sondersammlung
-30 Jahre für papiergebundene Urkundensammlung,
Verwahrungsverzeichnis und Generalakten
-7 Jahre für Sammelakte für Wechsel- und
Scheckproteste und Nebenakten, wobei der Notar spätestens bei der letzten
inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen
kann, z.B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die
Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften getroffen
werden
6.Drittlandübermittlung von Daten
Wir beabsichtigen nicht, personenbezogenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation zu übermitteln. Wir übermitteln Ihre Daten in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR (Drittländer) nur dann, soweit dies zur Ausführung des Vertragsverhältnisses mit Ihnen erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben (z. B. Buchführung, Verwaltung) ist oder Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben.
Soweit wir uns zur Durchführung unseres Vertragsverhältnisses Software von Anbietern mit Sitz in Drittstaaten oder Software von Anbietern mit Subunternehmern/Dienstleistern in Drittstaaten bedienen, können – je nach Verarbeitungszweck – Ihre Daten oder Teile Ihrer Daten in Drittstaaten (z. B. in die Vereinigten Staaten von Amerika) übermittelt werden.
Wir weisen darauf hin, dass mit Wegfall des EU-US-Privacy Shields derzeit für die Vereinigten Staaten ein Angemessenheitsbeschluss der Kommission i. S. d. Art. 45 Abs. 3 DS-GVO für ein ausreichendes Datenschutzniveau fehlt. Daher haben wir mit den eingesetzten Dienstleistern/Anbietern zum Schutz Ihrer Daten von der EU-Kommission erlassene Standarddatenschutzklauseln i. S. d. Art. 46 Abs. 2 lit. c) DS-GVO abgeschlossen. Ferner haben einige unserer Dienstleister für deren Unternehmensinterne von der jeweils zuständigen Aufsichtsbehörde genehmigte verbindliche interne Datenschutzvorschriften (BCR) im Sinne des Art. 47 DS-GVO implementiert.
7.Bestehende Datenschutzrechte
Sie haben unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen das Recht
auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO, § 34 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), auf
Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), auf Löschung (Art. 17 DS-GVO, § 35 BDSG), auf
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO), auf Widerspruch (Art. 21 DS-GVO)
sowie auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO). Außerdem haben Sie ein
Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO, § 19
BDSG).
8.Datennutzung zur Profilbildung, Automatisierte Entscheidungsfindung
Wir verarbeiten Ihre Daten nicht mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (sog. „Profiling“).
9.Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Sie sind nicht gesetzlich verpflichtet, uns personenbezogene Daten zur
Verfügung zu stellen. Wenn Sie uns jedoch die Daten, die für die Abwicklung des
Amtsgeschäfts und der begehrten notariellen Tätigkeit notwendig sind, sowie die
Daten, die wir aus gesetzlichen Gründen bei und nach dieser Tätigkeit erheben
und verarbeiten müssen, nicht zur Verfügung stellen, werden wir die Vornahme
des Amtsgeschäfts in der Regel ablehnen müssen.
10. Widerspruchsrecht nach Art. 21 DS-GVO
Sie haben das Recht, aus Gründen,
die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die
Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6
Abs. 1 lit. f) DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer
Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf
diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4
DSGVO. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht
mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für
die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten
überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder
Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst gerichtet werden an die unter Ziff. 1 genannten Kontaktmöglichkeiten.